L'approbation des comptes annuels est une étape obligatoire en lien avec la tenue de la comptabilité de l’entreprise : tous les comptes sont arrêtés à une date précise appelée date de clôture des comptes sociaux, et pourront être comparés d’une année à l’autre. Cette étape permet aussi aux associés de contrôler les décisions qui ont été prises par le dirigeant de l’entreprise (gérant ou président) et de décider de la future orientation de la société. 

Toutes les sociétés doivent faire approuver leurs comptes annuels. L’approbation des comptes concerne tant les sociétés pluripersonnelles (SAS, SARL et SCI) que les sociétés unipersonnelles (SASU et EURL). Par exception, les associations exerçant une activité économique sont tenues de faire approuver leurs comptes annuels associatifs, lorsqu'elles dépassent certains seuils. 

C’est au représentant légal de l’entreprise qu’il revient d’engager la procédure d’approbation des comptes.

L'approbation des comptes, les étapes :

A la fin de chaque exercice comptable (ou exercice social), chaque société doit clôturer son exercice social. La date de la clôture d’exercice social est identique chaque année et elle est prévue par les statuts. C'est à cette date que commence la procédure d'approbation des comptes annuels : vous disposez alors d’un délai de 6 mois pour faire approuver vos comptes par l’ensemble de vos associés. 

Une fois les comptes de clôture établis, il revient au représentant légal d’établir un rapport de gestion. Ce rapport est l’occasion pour les dirigeants de rendre compte de leur gestion aux associés.

Cette étape est impérative pour les SARL et les SAS. En revanche, elle est facultative pour les EURL et SASU dirigées par une personne physique et ne dépassant pas deux des trois seuils suivants : 1 million d’euros de bilan, 2 million d’euros de CA et en moyenne 20 salariés permanents employés au cours de l’exercice.

Le rapport de gestion permet entre autres de faire état de l’activité de la Société pendant la durée de l’exercice comptable et de présenter les résultats et la situation financière de la Société.

Une fois le rapport de gestion rédigé, il convient d’organiser l’assemblée générale d’approbation des comptes.

C’est lors de l’assemblée générale annuelle des associés que les comptes sont approuvés ou désapprouvés.

Avant cette assemblée, le gérant de SARL ou de SCI ou le président de la SAS doivent mettre à disposition des associés l’inventaire, les comptes annuels, le rapport de gestion et, s’il existe, le rapport du commissaire aux comptes. Souvent, ces documents sont transmis en même temps que la convocation à l’assemblée générale d’approbation des comptes.

Les associés doivent être convoqués à l’assemblée générale d’approbation des comptes au moins 15 jours avant sa tenue. Les statuts de la société (SARL, SAS, SCI) peuvent toutefois prévoir un délai plus long ou, s’il s’agit d’une SAS, un délai plus court (en fonction de la rédaction des statuts).

Une fois réunis, le dirigeant de l’entreprise soumet son rapport et, s’il existe, le rapport du commissaire aux comptes  au vote des associés. Les associés décident alors de l’approbation ou du rejet des comptes sociaux, donnent ou non quitus au représentant légal pour sa gestion et décident de l’affectation du résultat. (En cas de pertes les associés ne pourront pas distribuer de dividendes).

Les décisions des associés sont ensuite retranscrites dans un procès-verbal d’assemblée générale. Etablir ce PV est impératif, en effet, un extrait de ce PV devra être transmis au greffe dans le mois qui suit la décision d’approbation des comptes c’est-à-dire maximum 7 mois après la clôture des comptes annuels de la société. Si vous avez dépassé ce délai, il est possible de demander une prorogation au président du Tribunal de commerce. Cette prorogation vous permettra de disposer d’un délai plus long pour déposer vos comptes et donc, de régulariser votre situation.